Bestuurslid: Secretaris

Over het Prins Hendrik Fonds

Het doel van het Prins Hendrik Fonds (PHF) is het faciliteren en financieel ondersteunen van organisaties op het gebied van vrijwillige eerstehulpverlening en calamiteitenbestrijding door het verstrekken van subsidies. Gewerkt wordt volgens vastgestelde subsidievoorwaarden, draaiboeken en standaardprocedures. Door controle op de besteding van de toegekende subsidies kan het PHF haar werk op transparante wijze doen, zodat subsidieaanvragers ook kunnen rekenen op een dienstverlening van hoge en gegarandeerde kwaliteit.

Over het bestuur

Het bestuur bestuurt het Fonds en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de (dagelijkse) leiding en de uitvoering van haar activiteiten. De Raad van Toezicht oefent hier toezicht op uit.

Bij het vormen van een bestuur en de verdeling van de diverse werkzaamheden tussen de bestuursleden onderling staat een goede collegiale samenwerking voorop. Besturen doe je samen. De basis daarvoor ligt in goede communicatieve eigenschappen. Snel, zakelijk en to the point kunnen reageren op kwesties die zich voordoen, zijn essentiële eigenschappen voor alle bestuursleden. Dat veronderstelt ook voldoende tijd beschikbaar hebben om de functie naar behoren te kunnen invullen.

Daarbij is evenzo voor de hand liggend dat ingeval van een tijdelijk niet kunnen functioneren van een van de bestuursleden de bereidheid bestaat om de werkzaamheden van de ander – binnen de grenzen van het redelijke – waar te nemen. Dat ligt eigenlijk reeds in het hiervoor gestelde besloten.

De kracht van een bestuur komt voort uit de juiste mix van competenties. Hoe meer competenties een bestuur bezit, hoe effectiever het kan zijn op een grote verscheidenheid aan terreinen

Na de invoering van een nieuwe governance structuur is nog geen invulling gegeven aan het bestuur. Bewust kiest de Raad van Toezicht nu voor werving via het niet-eigen netwerk, om de diversiteit en de onafhankelijkheid van het bestuur ten opzichte van leden van de Raad van Toezicht te optimaliseren.

Op de website van het Fonds vindt u onder meer de statuten en het bestuursreglement van het PHF.

Wat verwacht het Prins Hendrik Fonds van de bestuurssecretaris?

De dagelijkse leiding berust bij het bestuur en gaat voornamelijk over de subsidieaanvragen. Zij ontvangen deze, houden vinger aan de pols ten aanzien van beoordeling, verzorgen het toekennen en uitbetalen. Dit betreft zowel de stipendia (docent Eerste Hulp en instructeur LOTUS) als ‘losse’ aanvragen. Feitelijk het in control zijn. Verder verwacht de Raad van Toezicht dat het bestuur signalen opvangt uit het eerstehulpverlenersveld en dat zij met suggesties komt richting Raad van Toezicht voor nieuwe financieringsmogelijkheden.

De secretaris heeft een spilfunctie binnen het bestuur.

Tot zijn of haar taken behoren:

• Organiseren van een efficiënte documentenstroom binnen het bestuur en zorgen voor het tijdig opstellen, verzamelen en verzenden van vergaderstukken aan het bestuur.
• Zorgdragen voor de zakelijke correspondentie gericht aan en van het bestuur.
• Up-to-date houden van algemene PHF-documenten, Kamer van Koophandel, statuten en huishoudelijk reglement.
• Het eenmaal per jaar vervaardigen van een conceptjaarverslag met daarin opgenomen een door de penningmeester opgestelde jaarrekening.
• Coördinatie van interne en externe informatie (Raad van Toezicht, participanten, social media).
• Bijhouden van de website, inclusief van de ANBI-regeling gestelde eisen.

Benodigde competenties:

• Omgevingsbewustzijn
  Weten wat het doel is van het Fonds, haar feitelijke werkzaamheid en in welk krachtenveld zij opereert. Onderkennen of dat kan leiden tot subsidieaanvragen en het doen van voorstellen om proactief te reageren.
• Beheersing van de operaties
  Besluiten die het bestuur heeft genomen (laten) uitvoeren en voor zover nodig er op toezien (monitoren) dat ook de uitwerking daarvan voortvarend en doelgericht ter hand wordt genomen. Terugkoppelen van de resultaten binnen het bestuur.
• Onderscheid kunnen maken tussen prioritiet en posterioriteit
  Sommige zaken vereisen meer spoed dan andere. Bij het organiseren moet dat onderscheid kunnen worden gemaakt.
• Communicatievaardigheden; actief en passief
  Naast een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is ook een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid een kerncompetentie. Dat dient mede te omvatten te kunnen luisteren, intern en extern in de contacten. Ook is een (meer dan) basale kennis van het werken met een pc en de social media een vereiste. Bij afwezigheid van een afzonderlijke PR-functionaris zullen de contacten met de externe omgeving, waaronder de pers, veelal via de secretaris verlopen. Tenzij deze werkzaamheid bij de voorzitter wordt belegd.
• Methodisch kunnen werken (plannen en organiseren)
  De secretaris draagt zorg voor een goede interne, systematische vastlegging van de ingediende verzoeken, het verzenden van een ontvangstbevestiging en de beslissing op de aanvragen. Voorts het opstellen van de agenda en het maken van notulen van de bestuursvergaderingen. De administratie dient ook voor een opvolger inzichtelijk te zijn. Daarnaast het tijdig plannen van (fysieke) vergaderingen.

Wat is de plaats in de organisatie?

De bestuurssecretaris maakt deel uit van het driehoofdige bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris). Het bestuur is verantwoording schuldig aan de Raad van Toezicht.

Welke persoonskenmerken zijn van belang?

• Ambitie om zich in te zetten voor een maatschappelijke organisatie en zich voor een langere periode te verbinden aan het PHF.
• Brede interesse gecombineerd met een open en scherpe blik, kansen voor het PHF zien en kijken hoe deze benut kunnen worden.
• Naast deze open, onafhankelijke en scherpe geest iemand die op basis van inhoud en collegialiteit opereert. Een prettige collega die een goede balans heeft tussen zenden en ontvangen.
• Gevoel voor ‘marketing van het Fonds’: een gepaste mix tussen trots, wijsheid en eigen kunnen.

Wat maakt deze positie aantrekkelijk?

Het Prins Hendrik Fonds zet zich in voor de maatschappij binnen de context van het Fonds. De werkwijze en effectiviteit van het Fonds is nog een redelijk onontgonnen gebied. Er kan gebouwd worden, er kan iets bereikt worden met name in fondsenwerving, zichtbaarheid van het PHF en ontwikkelen nieuwe projecten. Noem het ondernemen en pionieren binnen bestaande kaders. Voor hen die ambitie enerzijds en hart voor de maatschappij hebben anderzijds, een schitterde positie om (verdere) bestuurlijke ervaringen op te doen en/of uit te bouwen.

Benoemingstermijn, tijdsbeslag en renumeratie

Het tijdsbeslag voor deze bestuursrol is als volgt.

• Dagelijks: minimaal (checken van de e-mailberichten).
• Rondom de deadlines van stipendia enkele uren uur per week (afstemming).
• Jaarlijks enkele (fysiek dan wel digitaal) vergaderingen (3-5). De fysieke vergaderingen kennen een tijdsbeslag van maximaal 2 uur per keer.

De benoemingstermijn is vier jaar met eenmaal mogelijkheid tot herbenoeming.

De renumeratie van deze positie is bescheiden en passend in de aard en doelstelling van het Fonds.

Sollicitatie

Indien deze functie u aanspreekt en u meent aan de gestelde kwalificaties te voldoen, dan zien wij uw reactie graag tegemoet. U kunt direct solliciteren via dit formulier op onze website. In het veld Opmerkingen geeft u aan ‘PHF Secretaris’.

Meer informatie?

Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Piet Hein de Sonnaville of Marleijn de Groot van Schaekel & Partners:
pietheindesonnaville@schaekel.nl of marleijndegroot@schaekel.nl