Bestuurslid: Penningmeester

Over het Prins Hendrik Fonds

Het doel van het Prins Hendrik Fonds (PHF) is het faciliteren en financieel ondersteunen van organisaties op het gebied van vrijwillige eerstehulpverlening en calamiteitenbestrijding door het verstrekken van subsidies. Gewerkt wordt volgens vastgestelde subsidievoorwaarden, draaiboeken en standaardprocedures. Door controle op de besteding van de toegekende subsidies kan het PHF haar werk op transparante wijze doen, zodat subsidieaanvragers ook kunnen rekenen op een dienstverlening van hoge en gegarandeerde kwaliteit.

Over het bestuur

Het bestuur bestuurt het Fonds en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de (dagelijkse) leiding en de uitvoering van haar activiteiten. De Raad van Toezicht oefent hier toezicht op uit.

Bij het vormen van een bestuur en de verdeling van de diverse werkzaamheden tussen de bestuursleden onderling staat een goede collegiale samenwerking voorop. Besturen doe je samen. De basis daarvoor ligt in goede communicatieve eigenschappen. Snel, zakelijk en to the point kunnen reageren op kwesties die zich voordoen, zijn essentiële eigenschappen voor alle bestuursleden. Dat veronderstelt ook voldoende tijd beschikbaar hebben om de functie naar behoren te kunnen invullen.

Daarbij is evenzo voor de hand liggend dat in geval van een tijdelijk niet kunnen functioneren van een van de bestuursleden de bereidheid bestaat om de werkzaamheden van de ander – binnen de grenzen van het redelijke – waar te nemen. Dat ligt eigenlijk reeds in het hiervoor gestelde besloten.

De kracht van een bestuur komt voort uit de juiste mix van competenties. Hoe meer competenties een bestuur bezit, hoe effectiever het kan zijn op een grote verscheidenheid aan terreinen.

Na de invoering van een nieuwe governance structuur is nog geen invulling gegeven aan het bestuur. Bewust kiest de Raad van Toezicht nu voor werving via het niet-eigen netwerk, om de diversiteit en de onafhankelijkheid van het bestuur ten opzichte van leden van de Raad van Toezicht te optimaliseren.

Op de website van het Fonds vindt u onder meer de statuten en het bestuursreglement van het PHF.

Wat verwacht het Prins Hendrik Fonds van de penningmeester?

De dagelijkse leiding berust bij het bestuur en gaat voornamelijk over de subsidieaanvragen. Zij ontvangen deze, houden vinger aan de pols ten aanzien van beoordeling, verzorgen het toekennen en uitbetalen. Dit betreft zowel de stipendia (docent Eerste Hulp en instructeur LOTUS) als ‘losse’ aanvragen. Feitelijk het in control zijn. Verder verwacht de Raad van Toezicht dat het bestuur signalen opvangt uit het eerstehulpverlenersveld en dat zij met suggesties komt richting Raad van Toezicht voor nieuwe financieringsmogelijkheden.

De penningmeester is het financiële hart en geweten van het Fonds; hij informeert tijdig, ad hoc en periodiek, en doelgericht wat de stand is van het Fondsvermogen, hoe dat zich ontwikkelt en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn voor de (lopende) subsidieaanvragen en de voorgenomen projecten.

De taken van de penningmeester zijn als volgt:

• Financiële beheer van het Fondsvermogen
  Het beheer van het vermogen van het PHF is ondergebracht bij Insinger Gillissen. Met deze vermogensbeheerder zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop het vermogen wordt belegd in aandelen en vastrentende waarden (beleggingsstatuut).
  De penningmeester monitort de stand en de ontwikkeling van het Fondsvermogen, mede aan de hand van de periodiek ontvangen opgaven van de beheerder van het Fondsvermogen. In dat kader heeft hij periodiek contact met de vermogensbeheerder. Hij informeert de bestuursleden over zijn bevindingen, tijdens de reguliere vergaderingen en indien nodig ad hoc. Per kwartaal stuurt hij de opgave van de vermogensbeheerder – voorzien van een toelichting – toe aan de secretaris van de Raad van Toezicht.
• Betaling van de gehonoreerde subsidieaanvragen en voortgangscontrole op de lopende subsidieaanvragen
  Zorgen voor het betalen van de gehonoreerde subsidieaanvragen en monitoren of de gestelde voorwaarden (vergelijk het toekennen van stipendia) worden nageleefd. Hij of zij neemt daartoe indien nodig zelfstandig het initiatief om de stand van zaken na te gaan en informeert het bestuur over zijn bevindingen.
• Opstellen van de financiële stukken en financiële paragrafen in beleidsstukken
  Periodiek (per kwartaal) en ten minste eenmaal per jaar in de vorm van een financieel jaarverslag voorzien van een toelichting. Tot zijn of haar taak behoort mede het doorrekenen wat de financiële gevolgen zijn van voorgenomen projecten en het monitoren van de uit lopende projecten financiële verplichtingen voor het Fonds.
• Aantoonbare goede beheersing financiële administratieve processen, daaronder begrepen digitale kennis
  De penningmeester beschikt aantoonbaar over een goede boekhoudkundige kennis en ervaring. Hij kan daartoe de vereiste handelingen digitaal vastleggen en samenvatten ten behoeve van de interne financiële verslaglegging.

Daarnaast:

• Jaarlijks opstellen en bewaken van de (meerjaren) begroting en resultatenrekening.
• Bijhouden financiële administratie en -archief.
• Jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag en een balans.
• Beheren van de rekeningen en contanten (betalen, incasseren).
• Controle deelbegrotingen (stipendia, subsidies).
• Opstellen en handhaven declaratiebeleid.

Wat is de plaats in de organisatie?

De penningmeester maakt deel uit van het driehoofdige bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris). Het bestuur is verantwoording schuldig aan de Raad van Toezicht.

Welke persoonskenmerken zijn van belang?

• Ambitie om zich in te zetten voor een maatschappelijke organisatie en zich voor een langere periode te verbinden aan het PHF.
• Brede interesse gecombineerd met een open en scherpe blik, kansen voor het PHF zien en kijken hoe deze benut kunnen worden.
• Naast deze open, onafhankelijke en scherpe geest iemand die op basis van inhoud en collegialiteit opereert. Een prettige collega die een goede balans heeft tussen zenden en ontvangen.
• Gevoel voor ‘marketing van het Fonds’: een gepaste mix tussen trots, wijsheid en eigen kunnen.

Wat maakt deze positie aantrekkelijk?

Het Prins Hendrik Fonds zet zich in voor de maatschappij binnen de context van het Fonds. De werkwijze en effectiviteit van het Fonds is nog een redelijk onontgonnen gebied. Er kan gebouwd worden, er kan iets bereikt worden met name in fondsenwerving, zichtbaarheid van het PHF en ontwikkelen nieuwe projecten. Noem het ondernemen en pionieren binnen bestaande kaders. Voor hen die ambitie enerzijds en hart voor de maatschappij hebben anderzijds, een schitterde positie om (verdere) bestuurlijke ervaringen op te doen en/of uit te bouwen.

Benoemingstermijn, tijdsbeslag en renumeratie

Het tijdsbeslag voor deze bestuursrol is als volgt.

• Dagelijks: minimaal (checken van de e-mailberichten).
• Rondom de deadlines van stipendia enkele uren uur per week (afstemming).
• Jaarlijks enkele (fysiek dan wel digitaal) vergaderingen (3-5). De fysieke vergaderingen kennen een tijdsbeslag van maximaal 2 uur per keer.

De benoemingstermijn is vier jaar met eenmaal mogelijkheid tot herbenoeming.

De renumeratie van deze positie is bescheiden en passend in de aard en doelstelling van het Fonds.